МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по делопроизводству в первичных профсоюзных организациях

Делопроизводство в первичных профсоюзных организациях ведется отдельно от делопроизводства юридических лиц или их структурных подразделений (организации, предприятия, учреждения). Оно включает в еебя: регистрацию документов и контроль их выполнения; оформление протоколов заседаний руководящих органов первичных профсоюзных организаций, распорядительных документов, формирование дел, обеспечение сохранности документов до передачи их на хранение в архив организации (предприятия, учреждения).

Настоящие Методические рекомендации содержат формы наиболее важных документов первичных профсоюзных организаций с отражением основных особенностей их оформления. Реквизиты указанных документов оформляются в соответствии с требованиями государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В процессе осуществления делопроизводства в первичной профсоюзной организации необходимо соблюдать правила, установленные Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Выполнение требований Инструкции обеспечит юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, а также упростит учет поступающей в первичную профсоюзную организацию информации. Председатель первичной профсоюзной организации как руководитель несет ответственность за выполнение правил делопроизводства в первичной профсоюзной организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ В ПЕРВИЧНОЙ
ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях (конференциях), заседаниях профсоюзных комитетов, президиумов, комиссий.

Протокол составляется на основании повестки дня, тезисов доклада или текстов выступлений, рукописных или аудиозаписей, а также документов, подготавливаемых к заседаниям коллегиальных органов уполномоченным работником (членом первичной профсоюзной организации) - секретарем.

Протокол оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

эмблему отраслевого профсоюза (при ее наличии, если иное не предусмотрено в уставах отраслевых профсоюзов);

наименование отраслевого профсоюза;

наименование первичной профсоюзной организации;

дату и номер;

место составления;

заголовок, текст, визы, подпись.

Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части протокола заседания профсоюзного комитета указываются: председательствующий, секретарь, количество избранных в состав профкома и присутствующие на заседании члены профкома, а также перечисляются приглашенные.

Вводная часть протокола заседания президиума профсоюзного комитета оформляется аналогично вводной части протокола заседания профкома.

Вводная часть протокола профсоюзного собрания должна содержать сведения о количестве состоящих на учете членов первичной профсоюзной организации, присутствующих на собрании членов профсоюза, отсутствующих по уважительной причине (отпуск, болезнь, командировка), инициалы и фамилии председательствующего, секретаря и приглашенных лиц.

Вводная часть протокола профсоюзной конференции должна содержать сведения о количестве делегатов, избранных на конференцию, присутствующих на конференции, отсутствующих по уважительной причине, инициалы и фамилии председательствующего, секретаря, членов президиума (в случае его избрания) и приглашенных лиц.

В протоколах полной и сокращенной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке

дня перечисляются вопросы, подлежащие                                                 рассмотрению,

указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы (приложения 1, 2, 6 - 8) строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ - для протоколов комиссий)" записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения (приложение 3).

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ" - без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "ПОСТАНОВИЛИ" - принятые решения (приложение 4).

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

Порядок подготовки и оформления протоколов определяется положениями о коллегиальных органах, регламентами их работы.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

В отдельных случаях (необходимость представления сведений по отдельным вопросам) могут оформляться выписки из протоколов (приложение 8) заседаний коллегиальных органов с указанием конкретных вопросов и результатов их рассмотрения (принятых решений). Этот документ должен быть оформлен по тем же правилам, что и протокол, и заверен в установленном порядке председателем первичной профсоюзной организации (профорганизатором) или уполномоченным лицом.

Эмблема отраслевого профсоюза

Наименование отраслевого
профсоюза

ПРАТАКОЛ

_____________ №_______

Месца складання

заседания профсоюзного комитета

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

В состав профсоюзного комитета избрано___ человек

Присутствовали:

члены профсоюзного комитета - фамилии, инициалы в алфавитном порядке

Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

Повестка дня:

1.0                                                                                                           

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамилия, инициалы докладчика)

2.0                                                    

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - наименование вопроса. (Текст доклада, информация, сообщения включаются в протокол или указывается, что на л. прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления

(Примечание. Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнении и разъяснении или рассматриваются без обсуждения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" не оформляется.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1                                                                                               .......

1.2......................................................

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек "воздержались" ...человек

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.....................................................................................................

2.2                                                                                                                                                                                                            

2.3................................................

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек

Председательствующий     Подпись            инициалы, фамилия

Секретарь                Подпись            инициалы, фамилия

Эмблема отраслевого профсоюза

11азва галшовага
прафсаюза

Назва пярвшнай
прафсаюзнай аргашзацьп

ПРАТАКОЛ

_____________ №______

Мес на складання

заседания президиума профсоюзного комитета

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

В состав президиума избрано______ человек

Присутствовали:

члены президиума - фамилии, инициалы в алфавитном порядке Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

Повестка дня:

1.0                                                                                                                                           

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамилия, инициалы докладчика)

2.0                                            

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - наименование вопроса. (Текст доклада, информация. сообпцения включаются в протокол или указывается, что на л. прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления

(Примечание. Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнении и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" не оформляется.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1                                                                     ....

1.2                                                                     ....

Голосовали: "за".......... человек

"против"....... человек

"воздержались" ...человек 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1                                                                                                                    .......

2.2                                                                                                                    .......

2.3                                                                                                                    ..

Голосовали: "за".......... человек

"против"....... человек

П редседател ьсгву ю иди й Секретарь  Подпись

Эмблема отраслевого профсоюза

Наименование отраслевого
профсоюза

ПР АТАКОЛ _ №

Месца складання

заседания профсоюзного комитета

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

В состав профсоюзного комитета избрано____ человек

Присутствовали:

члены профсоюзного комитета - фамилии, инициалы в алфавитном порядке

Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

Повестка дня:

1.0                                                                                                                                                             _

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамшия инициалы докладчика) ПОСТАНОВИЛИ:

1.2

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек "воздержались" ...человек

2.0

(наименование вопроса)

Эмблема отраслевого профсоюза

Наименование отраслевого
профсоюза

ПРАТАКОЛ

__________ №_______

Месца складання

заседания профсоюзного комитета

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

В состав профсоюзного комитета избрано____ человек

Присутствовали:

члены профсоюзного комитета - фамилии, инициалы в алфавитном порядке

Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

СЛУШАЛИ:

0       _____________________________________________________

(наименование вопроса)

ПОСТАНОВИЛИ:

1       .............

2.....................................

Голосовали "за"........... человек

"против"...... человек "воздержались" ...человек

Подпись           инициалы, фамилия

инициалы,фамилия

Эмблема отраслевого профсоюза

Наименование отраслевого
профсоюза

ВЫП1СКА 3 ПРАТАКОЛА                    ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

____________ №_______

Месца складання                             Место составления

заседания профсоюзного комитета

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

В состав профсоюзного комитета избрано____ человек

Присутствовали:

члены профсоюзного комитета - фамилии, инициалы в алфавитном порядке

Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

Повес тка дня:

2. О__________________________________

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамилия инициалы докладчика) СЛУШАЛИ:

2. О_______________________________________________

(наименование вопроса)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1                                                                             ...........

2.2                                                                                 .......

Голосовали: "за".......... человек

"против"....... человек

"воздержались" ...человек

Председательствующий     Подпись

Секретарь                Подпись

Верно

Председатель первичной профсоюзной организации

{ (подпись) инициалы, фамилия

гщечатьу

Дата

Эмблема отраслевого профсоюза

Наименование отраслевого
профсоюза

ПРАТАКОЛ

_____________ №______

Месца складання

проведения профсоюзного собрания

Состоит на учете___ человек

Присутствуют на собрании_____ человек (список прилагается)

Отсутствуют по уважительной причине (отпуск, болезнь, командировка) -      человек

Приглашенные:______ человек (список прилагается)

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

Повестка дня:

1.0

(наименование вопроса)

(форма изложения, долэ/сность, фамилия, инициалы докладчика)

2.0...................................

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - наименование вопроса. (Текст доклада, информация, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _ л. прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления

(Примечание. Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнении и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" не оформляется.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1                                                                       .......

1.2                                                                       .......

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1                                         

2.2                                         

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек

Председательствующий     Подпись            инициалы, фамилия

Секретарь                Подпись            инициалы, фамилия

Эмблема отраслевого профсоюза

Назва галшовага
прафсаюза

Назва пярвшнай
прафсаюзнай аргашзацьп

Г1РАТАКОЛ

_____________ №______

Мссца складання

проведения профсоюзной конференции

Состоит на учете____ членов профсоюза

Избрано делегатов___ (список прилагается)

Присутствовало ____ делегатов

Отсутствуют по уважительной причине (отпуск, болезнь, командировка) -      делегатов

Приглашенные:______ человек (список прилагается)

Председательствующий - фамилия, инициалы Секретарь - фамилия, инициалы

Повестка дня:

1.0                                                 _____________________________________

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамилия, инициалы докладчика)

2.0..........

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - наименование вопроса. (Текст доклада, информация, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _ л. прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления (Примечание. Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" не оформляется.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1                                                                            

1.2                                                                            

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1                                                                                                                                                                          

2.2                                                                                                                                                                                                             

2.3                                                                                                                                                                                                        

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек

Председательствующий     Подпись            инициалы, фамилия

Секретарь                Подпись            инициалы, фамилия

Приложение 8

ПОЛНАЯ ФОРМА ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

Наименование
отраслевого профсоюза

Наименование первичной
профсоюзной организации

ПРОТОКОЛ

_____________ №______

Место составления

заседания комиссии (названые комиссии)

Председатель комиссии - фамилия, инициалы Секретарь комиссии - фамилия, инициалы Присутствовали:

Члены комиссии - фамилии, инициалы в алфавитном порядке Приглашенные:

фамилии, инициалы, должность (если более 15, указать - "список прилагается ")

Повестка дня:

1. О_____________________________________________________

(наименование вопроса)

(форма изложения, должность, фамилия, инициалы докладчика)

1. О.....................

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - наименование вопроса. (Текст доклада, информация, сообщения включаются в протокол или указывается, что на л. прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления Фамилия, инициалы - краткая запись выступления

(Примечание. Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнении и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" не оформляется.)

РЕШИЛИ: 1.1. . 1.2. .

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2.1                                                                                                                             

2.2                                                                                                                             

2.3                                                                                                                       

Голосовали: "за".......... человек

"против"...... человек

"воздержались" ...человек

Постановления и распоряжения оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты:

эмблему отраслевого профсоюза;

наименование отраслевого профсоюза;

наименование первичной профсоюзной организации;

дату и регистрационный номер;

место издания;

заголовок, текст, визы, подпись.

Текст постановления, распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины, цели, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании документа вышестоящей организации или нормативного правового акта, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ. Если распорядительная часть постановления, распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть постановления (приложение 9) начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" (прописными буквами ог границы левого поля, без кавычек и пробелов). При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать.

В первичных профсоюзных организациях могут издаваться распоряжения (приложение 10), которые делятся на три вида: по основной деятельности, по личному составу (при наличии штатных работников), по административно-хозяйственным вопросам.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

В распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие ("ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ", "НАПРАВИТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ").

Распорядительная часть постановления, распоряжения заканчивается указанием лица, ответственного за исполнение документа или конкретных пунктов документа.

Регистрации подлежат в обязательном порядке постановления и распоряжения (осуществляется в отдельных журналах по видам).

Датой распоряжения является дата его подписания. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, принявшего постановление.

Приложение 9

ФОРМА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА

Эмблема отраслевого
профсоюза

Назва галшовага прафсаюза      Наименование отраслевого профсоюза

Назва пярвЫнай прафсаюзнай          Наименование первичной

аргашзацьп                  профсоюзной организации

______ №_____

Месца выдання

Заголовок

(основание)

ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1.....

?

Председатель

профсоюзного комитета       Подпись          инициалы, фамилия

Визы * В случае наличия профсоюзного комитета.

Приложение 10

ФОРМА РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Эмблема отраслевого
профсоюза

Назва галшовага прафсаюза      Наименование отраслевого профсоюза

№

Месца выдання

Заголовок

(основание, цель, причина)

1.___________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы исполнителя в дательном падеже)

2.

О

а.___________________________________________________________

(распорядительная часть)

Председатель первичной

профсоюзной организации          Подпись          инициалы, фамилия

Визы

АКТ - документ, составляемый комиссией, подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи дел, материальных ценностей и др.).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта (ссылка на документ, которым создана комиссия) и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом члены комиссии. Указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты, излагаются выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам.

Акт может составляться в нескольких экземплярах, которые подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению на заседании профкома первичной профсоюзной организации (президиума).

В обязательном порядке должны составляться акты приема-передачи дел (приложение 11), материальных ценностей при смене председателя первичной профсоюзной организации и бухгалтера (казначея).

Наименование отраслевого профсоюза

Наименование первичной профсоюзной организации

АКТ

____________ №_____

Место составления

приема-передачи дел

Основание:.......................

Составлен комиссией:

Председатель -________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1.____________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2.

(должность, инициалы, фамилия)

Приняты: 1.

о

Z,......................................

3..........................

Приложение: 1.........

2......................

Составлен в 3 экземплярах:

1-    й экземпляр -......

2-     й экземпляр -......

3-     й экземпляр -......

ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством коммуникации первичной профсоюзной организации с другими организациями, должностными и частными лицами.

Письмо оформляется на бланке для письма, который содержит следующие основные реквизиты:

эмблему отраслевого профсоюза; наименование отраслевого профсоюза; наименование первичной профсоюзной организации; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные; дату и регистрационный номер;

ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа;

заголовок к тексту;

подпись;

отметку об исполнителе.

Исходящие письма подписываются председателем первичной профсоюзной организации или его заместителем.

Письма следует оформлять на бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста (бланк формата А5 используется для писем, имеющих не более пяти-семи строк текста, который печатается через интервал точно 14 пт). При оформлении письма с использованием компьютера применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт.

Заголовок к тексту письма должен быть кратким и ёмким, точно передавать смысл текста и грамматически с ним согласовываться ("О ситуации на предприятии", "О проведении праздничных мероприятий", "О подписке на газету "Беларусю Час").

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основные требования к тексту - его четкость и краткость.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем (приложение 12).

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Датой письма является дата его подписания.

Приложение 12

ФОРМА ПИСЬМА ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

№

На №____ ад__________

Заголовок

Текст "письма" ...

Приложение: ... (при его наличии)

Председатель первичной

профсоюзной организации          Подпись          инициалы, фамилия

Примечание.

Отметка об исполнителе оформляется следующим образом: фамилия, номер телефона составителя письма проставляются на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу. Размер шрифта 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Первичная профсоюзная организация ежегодно составляет номенклатуру дел по установленной форме и передает ее в службу ДОУ (документационного обеспечения управления - канцелярия, общий отдел и т.д.) организации, предприятия, учреждения.

При составлении номенклатуры дел первичной профсоюзной организации следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, а также методическими документами ФПБ и отраслевых профсоюзов.

Профсоюзный комитет ежегодно составляет номенклатуру дел первичной профсоюзной организации (приложение 13) в соответствии с формой, установленной нормативными документами, и передает ее в службу ДОУ организации (работнику, ответственному за ведение делопроизводства) для включения в сводную номенклатуру дел, которая вводится с 1 января.

Номенклатурой дел первичной профсоюзной организации должны быть предусмотрены все документы и дела как получаемые, так и создаваемые в организации и отражающие ее основные виды деятельности (приложение 14).

Номенклатура дел включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом:

в графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Например, дело 12-02, где 12 — номер раздела первичной профсоюзной организации в сводной номенклатуре дел организации, 02 — порядковый номер дела в разделе.

Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при оформлении обложек дел и регистрации документов;

в графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел. Заголовок дела должен быть кратким и соответствовать смысловому содержанию документов или разновидности документов, группируемых в деле ("Документы об обучении профсоюзных кадров", "Переписка с Гомельской областной организацией Белорусского профсоюза работников здравоохранения, Гомельским областным объединением профсоюзов о профсоюзной работе", "Протоколы профсоюзного комитета", "Планы работы профсоюзного комитета" и т.д.). Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы").

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел;

графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года;

в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному и типовым перечням документов с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие пункты перечней;

в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о месте нахождении подлинников дел, об особенностях формирования дел (в электронном виде - ЭД) и др.

После утверждения сводной номенклатуры дел первичная профсоюзная организация получает для использования в работе выписку из сводной номенклатуры дел организации (учреждения, предприятия). Выписки из номенклатуры дел готовят работники службы ДОУ организации (учреждения, предприятия).

Приложение 13

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование первичной профсоюзной организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №

(место составления) на______________ год

(названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

Председатель

профсоюзного комитета       Подпись            инициалы, фамилия

Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив в организации)

Подпись инициалы, фамилия Дата

Приложение 14

Примечания к 11римерному перечню дел:

1. Примерный перечень дел является основой для разработки номенклатуры дел первичной профсоюзной организации. Срок хранения указан в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь".
2. В номенклатуру дел первичной профсоюзной организации также включаются:

регистрационно-контрольные формы (журналы регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и др.);

при необходимости копии приказов (распоряжений) руководителя организации, дела в соответствии с направлениями деятельности и (или) комиссий профсоюзного комитета, акты приема-передачи дел при смене руководителя первичной профсоюзной организации;

делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением.

1. К протоколам, постановлениям подшиваются планы, отчеты, сметы, положения и др. документы, утверждаемые на заседаниях коллегиальных органов.
2. Первичные профсоюзные организации с правами юридического лица включают в номенклатуру дел документы по вопросам:

финансовой работы (бухгалтерская и (или) финансовая статистическая отчетность; первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые документы, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты, договоры, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.); регистры бухгалтерского учета и приложения к ним (книга "Журнал-главная" (главная книга), оборотные ведомости, журналы-ордера и др.) и другие;

контрольно-ревизионной работы (акты ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации);

работы комиссий профсоюзного комитета (документы о деятельности комиссий профкома первичной профсоюзной организации (протоколы, акты, ведомости, сведения и др.).

При наличии штатных работников в профсоюзном комитете - кадровое делопроизводство.

1. При разработке номенклатуры дел первичной профсоюзной организации учитываются методические рекомендации и документы республиканских (центральных) комитетов (советов) отраслевых профсоюзов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрация документов может быть журнальной, карточной и автоматизированной (с использованием автоматизированной системы электронного документооборота). Решение о выборе формы регистрации документов в первичной профсоюзной организации (карточной или журнальной) закрепляется в документах (протоколе, постановлении, распоряжении, положении) первичной профсоюзной организации.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета, контроля и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. В первичной профсоюзной организации чаще всего используется журнальная форма регистрации корреспонденции (приложение 15). Эта форма регистрации удобна при поступлении незначительного количества документов (до 600 в год).

Входящие, исходящие и внутренние документы (постановления, распоряжения, докладные записки и др.), в том числе распоряжения о командировках руководителя первичной профсоюзной организации, его заместителя, других работников профкома, распоряжения по личному составу, регистрируются в отдельных журналах по видам документов.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (как правило, для исходящих документов).

Например, регистрационный индекс исходящего документа:

12-05/37, где 12-05 - индекс дела по номенклатуре дел, 37 - порядковый регистрационный номер документа.

Регистрационным индексом распоряжения по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения).